一、會計電腦化環(huán)境的特征
會計是電子計算機商業(yè)應(yīng)用最早的領(lǐng)域之一。這是因為，會計作為“為了使信息使用者能夠作出有根據(jù)的判斷和決策而確認、計量和傳遞經(jīng)濟信息的程序”(AAA，1966)，就其技術(shù)本質(zhì)來說是信息的處理過程，信息技術(shù)的新發(fā)展自然要引起會計操作方式的變革。會計計算機化或會計電腦化，就是指把電子計算機應(yīng)用于會計的總稱。
會計計算機化或會計電腦化不僅僅是計算工具的改變。由于電子計算機強大的計算能力、海量存貯和隨機存取等特點，會計電腦化已引起會計操作方法和操作環(huán)境的一系列變化。例如；
1、會計信息的及時性、準確性大大提高
我們知道，在財務(wù)會計處理的許多環(huán)節(jié)，公認會計原則和會計準則都允許在幾種處理方法間選擇一種。方法的選擇一方面強調(diào)要從會計信息的質(zhì)量要求出發(fā)，另一方面又不能違背成本效益原則。若某一種方法所帶來的會計信息質(zhì)量的提高不足以抵償所費成本，則該法也在摒棄之列。所以，在手工會計下之所以選擇一些會計處理方法，主要是考慮到人力、手工運算的限制及成本效益原則的約束。在管理會計方面，情況更是如此。許多數(shù)學(xué)方法因為算法復(fù)雜、計算量大，在實務(wù)中根本不被采用。而在計算機用于會計處理以后，一方面大大提高了數(shù)據(jù)加工的速度，另一方面，由于計算機不會發(fā)生手工計算、整理、抄寫的差錯，只要輸入數(shù)據(jù)正確，在手工條件下難以進行的復(fù)雜計算由計算機運行程序，瞬間就可得到準確的結(jié)果，從而提高了信息的準確性和及時性。這些都改變著會計信息的成本效益對比，使得方法的選擇不再受技術(shù)上的限制，選擇的余地大大地拓展了。
2、會計核算程序的簡化和信息提供方式的改變
由于計算機的強大計算能力，只要數(shù)據(jù)存貯于計算機中，計算機可隨時、快速地對數(shù)據(jù)進行任何處理。所以，會計實現(xiàn)計算機化以后，可以只保存最基本的憑證數(shù)據(jù)，而不保存任何中間結(jié)果，像科目匯總表或匯總記帳憑證，甚至連明細帳、日記帳和總帳都可以不保存。如果需要，可以在任何時候運行程序，將從記帳憑證開始的登記和傳遞程序執(zhí)行一遍直到生成總帳，并顯示任意一項中間結(jié)果。也就是說，帳簿可以動態(tài)地生成；只要報表的數(shù)據(jù)生成方法是固定的，甚至報表也可以動態(tài)地自動生成。所以，計算機化的會計系統(tǒng)不需要帳簿，人工對帳自然也無必要。會計信息的使用者不必等到期末才能得到所需信息，而可以在規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)，隨時進行查詢。
3、內(nèi)部管理和控制措施的改變
手工條件下主要是通過對會計人員的工作方法(如制證、記帳、更正錯誤的方法)、會計資料的傳遞程序和會計人員的分工牽制等措施來保證核算工作的順利進行。會計計算機化后，由于軟件完成了大部分數(shù)據(jù)處理工作，所以軟件本身的數(shù)據(jù)安全非常重要。例如，為了防止數(shù)據(jù)被非法修改，需要在軟件中進行權(quán)限的設(shè)置和檢查，任何人員不得越權(quán)修改數(shù)據(jù)或濫用自己的權(quán)限。此外，還要制訂機房管理制度和機器操作規(guī)則，保證機房溫度、濕度、電源等機器工作條件的適宜，使機器處于正常狀態(tài)，如遇故障應(yīng)能盡快排除，防止機器設(shè)備及軟件的人為破壞和數(shù)據(jù)丟失。由于利用計算機舞弊的危害很大，而且不易被人發(fā)現(xiàn)，因此計算機條件下必須強化內(nèi)部控制制度的設(shè)立和執(zhí)行。
近年來自動化生產(chǎn)系統(tǒng)、信息化企業(yè)管理、電子商務(wù)等概念的出現(xiàn)和發(fā)展，表明信息技術(shù)已滲透到企業(yè)供、產(chǎn)、銷及經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)。在這種環(huán)境下，會計系統(tǒng)成為計算機化企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以把企業(yè)內(nèi)各職能*聯(lián)結(jié)起來，共享信息；還可以連結(jié)企業(yè)外的供應(yīng)商、客戶、工商稅務(wù)及主管*的計算機系統(tǒng)。在這種把交易數(shù)據(jù)的發(fā)生點、信息處理中心和信息的使用點通過通訊線路相連的情況下，會計數(shù)據(jù)的采集和會計信息的報送均可實現(xiàn)自動化。總之，原來手工條件下會計人員從事的記帳、算帳和報帳工作，電腦化后都可由計算機程序完成，而且大大地提高了會計工作的效率，會計人員的工作環(huán)境和工作性質(zhì)無疑已發(fā)生了質(zhì)的變化。在一些成功推行會計電腦化的企業(yè)，會計人員的人數(shù)已減少到原來的三分之一，甚至更少。會計電腦化已使會計職業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。因此，研究會計人員如何適應(yīng)這種信息新技術(shù)環(huán)境，不僅關(guān)系到廣大會計實務(wù)工作者的發(fā)展機遇和就業(yè)前景，而且將推動會計電腦化的真正推行和效益發(fā)揮。
二、影響我國會計電腦化發(fā)展的非技術(shù)因素
我國近20年“會計電算化”的研究和實踐造就了將計算機和會計相結(jié)合的趨勢，并在會計軟件的制作方面取得了很*就。從80年代行政推廣，到90年代商品化會計軟件的發(fā)展，會計軟件的功能，已從初期的工資核算，逐步發(fā)展到帳務(wù)系統(tǒng)、報表系統(tǒng)，又很快發(fā)展為具有成本、材料、銷售核算和管理等全套功能的集成會計軟件。目前，商品化會計軟件已達近二百種。從相應(yīng)的硬件支持來看，已從單機發(fā)展到計算機網(wǎng)絡(luò)，輸入輸出設(shè)備也從鍵盤、屏幕和打印機發(fā)展到多媒體的使用。但是，我們應(yīng)該看到，會計軟件的用戶—企業(yè)應(yīng)用會計軟件的水平遠遠落后于會計軟件本身的發(fā)展。許多會計軟件功能齊全，但在企業(yè)實際使用時只能完成少部分功能；有些企業(yè)會計人員在運行會計軟件過程中面對出現(xiàn)的意外問題不知所措，干脆棄而不用；也有不少會計人員對計算機持懷疑態(tài)度，仍堅持手工核算。所以，雖然目前不少企業(yè)購置了計算機和會計軟件，會計人員也經(jīng)過操作培訓(xùn)，但真正實行會計電腦化的企業(yè)卻占少數(shù)。
根據(jù)筆者調(diào)查，上述情況通常不是技術(shù)問題引起，而是人的觀念因素所影響。會計電腦化是一揚變革，勿庸置疑，在這揚變革中會計人員和會計組織都將受到巨大的沖擊。組織行為學(xué)的研究認為，一般說來，不管是個人和組織都會盡量避免不確定的情況出現(xiàn)。而變革會增加不確定性，因為原本已知的東西變成了未知。要適應(yīng)未知的情況就要求有一個重新學(xué)習(xí)的過程—發(fā)展和試驗新的行為方式、新的態(tài)度、新的人際關(guān)系和工作程序。會計電腦化正置會計人員于這樣的境地。面對挑戰(zhàn)，會計人員要放棄可能經(jīng)多年練就的本領(lǐng)，重新學(xué)習(xí)新的知識和技能，否則就會被淘汰。而我國由于舊體制的影響，會計人員的素質(zhì)普遍偏低，吸收新知識困難較大。因此來自會計人員反對會計電腦化的阻力不應(yīng)被忽視。與程序化的機器不同，人具有主動性和創(chuàng)造性，也有反抗性。l9世紀大機器生產(chǎn)排擠了工人，工人起來搗毀機器。當(dāng)計算機對會計人員的地位產(chǎn)生威脅時，難道不可能引起反抗性行為？而若會計人員反對會計電腦化，可以采取很多手段。如在信息需求調(diào)查時不合作；在建立會計電腦化系統(tǒng)后施行破壞也并不困難，一次錯誤的操作便可能使系統(tǒng)陷入混亂局面，甚至趨于癱瘓。這些非技術(shù)因素常常是導(dǎo)致企業(yè)會計電腦化失敗的重要原因。
總之，會計電腦化不僅僅是技術(shù)問題，它涉及到會計人員的工作方式、會計組織的管理形式等各方面的變革。因此會計電腦化應(yīng)取得企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和參與及會計人員的積極合作；在企業(yè)購入硬件和軟件之前，軟件開發(fā)者應(yīng)協(xié)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行可行性研究，在充分了解技術(shù)、經(jīng)濟、環(huán)境和人員心理等各方面因素的基礎(chǔ)上，制定會計電腦化的目標和行動計劃(包括人員培訓(xùn)計劃)。另外，我國會計電腦化理論在計算機與人的關(guān)系、人的行為因素方面的研究至今還是空白，這使得諸多造成會計電腦化失敗的潛在原因不被認識。上述研究涉及人機工程學(xué)、行為學(xué)和管理學(xué)等等，這無疑是擺在會計電腦化研究者面前的新課題。
三、會計人員如何適應(yīng)電腦化環(huán)境
正如前面指出的，會計電腦化不僅僅是技術(shù)問題。在實際工作中，許多企業(yè)都配備了計算機專業(yè)技術(shù)人才，軟件公司也提供完備的售后服務(wù)，需要會計人員解決技術(shù)問題的情況并不多見。對于會計人員，更重要的是對一些根本性問題要有正確的認識，及時轉(zhuǎn)變觀念，才能在會計電腦化工作中變被動為主動，并且承擔(dān)起會計電腦化系統(tǒng)的分析、設(shè)計和管理工作，充分利用信息新技術(shù)提高自己的工作效率，而不致遭受淘汰。
(一)正確認識會計信息系統(tǒng)和會計電腦化的目標
會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)(簡稱為MIS)的子系統(tǒng)。MIS是為企業(yè)管理決策服務(wù)的，服從于企業(yè)的目標。在整個企業(yè)中，幾乎每個人都涉及到會計數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，幾乎每個管理者都涉及到會計信息的使用，所以會計信息系統(tǒng)是一個*、最關(guān)鍵的子系統(tǒng)，在一些企業(yè)實際上成了MIS的核心。所以，會計信息系統(tǒng)的改善不只影響到企業(yè)會計工作的效率，而且影響到整個企業(yè)的管理效率，最終影響到企業(yè)目標的實現(xiàn)。
在目前的會計電算化實務(wù)中，一方面，一些軟件開發(fā)人員由于缺乏對會計信息系統(tǒng)的正確理解，重視的是數(shù)據(jù)而不是信息，或者混淆了兩種不同的概念。他們在開發(fā)會計軟件時，往往忽視信息需求的分析，對會計的了解只限于一些單據(jù)和報表以及其中數(shù)據(jù)的類型、格式、范圍等。只抓住數(shù)據(jù)的表面特征，忽視信息的內(nèi)在涵義和作用，自然難以全面、準確地把握會計信息系統(tǒng)的本質(zhì)。另一方面，作為會計軟件用戶，有些企業(yè)認為會計電算化不過是用計算機代替算盤而已，目的僅僅是減輕會計人員的工作負荷。所以，在這些企業(yè)，會計電算化工作得不到高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。強調(diào)會計信息系統(tǒng)的目標是為企業(yè)整體目標服務(wù)，會計電算化就應(yīng)立足于對信息如何為決策服務(wù)的認識基礎(chǔ)上，對信息需求的研究不能局限于簡單的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程調(diào)查，而應(yīng)從企業(yè)整體目標出發(fā)，進行各方面的信息需求分析，了解各管理階層需要的決策信息。只有在此基礎(chǔ)上開發(fā)的會計軟件，才能提高會計信息服務(wù)的水平，真正發(fā)揮會計電算化的效益。
(二)正確認識會計人員在會計電腦化系統(tǒng)中的作用
現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)是一個由人和計算機組成的系統(tǒng)，人和計算機各有所長。計算機雖然有處理速度高、存貯容量大，能夠進行復(fù)雜計算和判斷的能力，但若沒有人的正確設(shè)計與使用，系統(tǒng)還是無法正常工作的；人在信息的采集、處理、鑒別等方面的經(jīng)驗、直觀處理能力和隨機應(yīng)變能力又是計算機所不能代替的，所以人和計算機應(yīng)該協(xié)同合作，發(fā)揮各自的長處。會計電腦化使會計系統(tǒng)成為一個人機系統(tǒng)，雖然大部分數(shù)據(jù)處理工作都由計算機完成，但對系統(tǒng)的維護、管理以及利用都離不開人。例如，為了保證會計信息的質(zhì)量，會計有一套嚴密的內(nèi)部控制制度，在手工條件下，主要是依靠會計人員之間互相牽制的機制來實施。會計電腦化以后雖然有些例行控制措施可以編成程序由計算機來執(zhí)行，但是對于例外情況處理，還是離不開人(主要是會計人員)。人是制度的主要因素，不論會計軟件多么先進，離開了會計人員的管理和維護就無法成功地運行。由于會計軟件開發(fā)未考慮人的因素或考慮不充分，許多會計軟件的漏洞就在于當(dāng)例外問題發(fā)生時軟件與人無法溝通。那種認為會計電腦化以后會計人員的工作只剩下開機、關(guān)機、輸入和上報的觀點是完全錯誤的。會計人員正確認識會計電腦化后自己的作用和地位，就能充分發(fā)揮其聰明才智，提高其發(fā)現(xiàn)并解決問題的主動性。這對會計電腦化培訓(xùn)的內(nèi)容也提出了更高的要求。目前的培訓(xùn)課程主要包括技術(shù)和操作知識，對例外問題的處理、會計系統(tǒng)的管理和維護等方面有待加強。
(三)正確認識會計電腦化對企業(yè)整體的影響
不管是軟件開發(fā)者，還是企業(yè)用戶，一種錯誤的看法認為，是否實行會計電腦化只是會計*的事情。所以在多數(shù)企業(yè)，會計電腦化的任務(wù)由會計*承擔(dān)。且不說企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自過同此事，會計主管親自參與也不多見。因此，人員培訓(xùn)、硬件設(shè)備和會計軟件選購等等工作，通常是在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)的情況下進行。推行工作不得力，造成拖延進度，甚至半途而廢。
在市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)要在競爭中處于不敗之地，必須利用及時、可靠的信息進行科學(xué)的經(jīng)營決策。會計信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)*、最關(guān)鍵的子系統(tǒng)，“管理人員需要的大部分信息來自會計系統(tǒng)”。各級各*的管理人員都可能成為會計信息的使用者。當(dāng)然，在手工條件下，由于受核算手段的限制，會計無法及時提供信息，輔助決策幾乎是空談。會計電腦化改善了會計信息處理的手段，為實現(xiàn)其輔助決策功能提供了可能。因此，會計電腦化并不僅僅與會計*的效率有關(guān)，而是關(guān)系到整個組織管理效率的提高。因此，會計電腦化應(yīng)在企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮下，從企業(yè)整體出發(fā)，進行充分的信息需求分析，了解各管理*的會計信息需求。把滿足信息需要作為會計電腦化的目標，會計電腦化才會有源源不斷的動力源泉。相應(yīng)地，在建立電腦化會計信息系統(tǒng)以后，用戶培訓(xùn)不應(yīng)局限于會計人員，而應(yīng)加強各級管理人員獲取和利用會計信息能力的培養(yǎng)，引導(dǎo)管理人員學(xué)會向會計信息系統(tǒng)提問題，提要求，讓會計系統(tǒng)為他們提供所需的信息和分析資料。只有這樣，才能真正發(fā)揮電腦化會計系統(tǒng)的效益，從而也提高管理人員利用信息進行科學(xué)決策的自覺性，最終使整個組織的管理效率得到改善。
(四)技術(shù)和知識準備
美國AAA早在1966年于《基本會計理論》中指出：“隨著管理技術(shù)、信息處理能力的發(fā)展，各種信息職能之間的統(tǒng)一使信息職能與決策職能之間的界限趨于模糊?！碑?dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在企業(yè)中的深入應(yīng)用，這種模糊化局面已在大量企業(yè)中出現(xiàn)。因為企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)只要把會計、統(tǒng)計*等信息機構(gòu)與決策*連結(jié)起來，共享企業(yè)的信息資源，任何一級的管理人員就可方便地通過網(wǎng)絡(luò)獲取或加工所需的信息。上述著作中還指出：“重要的是應(yīng)該認識到，會計人員不參與處理組織體內(nèi)的全部信息，而只對一組財務(wù)信息負責(zé)的做法將會遇到困難?！毙畔⑿录夹g(shù)向會計人員提出了挑戰(zhàn)，也同時為會計人員提供了機遇。因為會計電腦化使會計人員得以從繁瑣的帳務(wù)工作中擺脫出來，從而把更多的精力投入到信息分析和利用、預(yù)測決策等創(chuàng)造性的工作中來，擴大其工作范圍、作為專業(yè)信息分析員，他不僅要利用會計知識來分析、提供和利用各種財務(wù)信息，還要擴展會計工作的范圍，使可利用的信息更為豐富；會計人員還必須積極參與規(guī)劃企業(yè)整個信息系統(tǒng)的設(shè)計和實施，才能確保其在企業(yè)中傳統(tǒng)的重要地位。所以，在信息新技術(shù)環(huán)境下，會計人員除了必須具備會計知識外，不僅要掌握計算機操作知識和技能、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用與管理知識，而且還應(yīng)具備預(yù)測、決策知識(數(shù)據(jù)分析能力和較強的信息溝通能力。只有這樣，會計人員才能面對新技術(shù)的挑戰(zhàn)，立于不敗之地。
