培訓(xùn)行政管理工作主要涉及培訓(xùn)計(jì)劃的制訂、通知的發(fā)放、老師時(shí)間的確定、教材的制作、場(chǎng)地的安排、物資的管理、培訓(xùn)數(shù)據(jù)的處理等，這里主要闡述培訓(xùn)數(shù)據(jù)的處理。培訓(xùn)數(shù)據(jù)的處理一般是在培訓(xùn)信息系統(tǒng)里進(jìn)行的，主要包括受訓(xùn)對(duì)象的確定、受訓(xùn)對(duì)象出勤情況、培訓(xùn)評(píng)估結(jié)果以及培訓(xùn)合格信息的生成等。那么，如何培訓(xùn)行政人員呢？
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1.受訓(xùn)對(duì)象的確定
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受訓(xùn)對(duì)象分為新入職員工培訓(xùn)和在職員工培訓(xùn)兩個(gè)部分。
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(1)新入職員工培訓(xùn)
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前面介紹過的面試信息系統(tǒng)，凡是符合企業(yè)要求的員工信息會(huì)自動(dòng)儲(chǔ)備在人才庫中，新員工辦理入職前必須進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)合格者方可正式辦理人職。如何保證參加培訓(xùn)的人員都是面試合格的人員呢？需將面試系統(tǒng)中人才數(shù)據(jù)庫直接與培訓(xùn)系統(tǒng)連接。面試信息系統(tǒng)和培訓(xùn)系統(tǒng)都支持身份證識(shí)別和數(shù)據(jù)引流功能，員工參加培訓(xùn)的時(shí)候，只要將身份證在識(shí)別系統(tǒng)上掃一掃，信息就可以直接引流到培訓(xùn)系統(tǒng)中。培訓(xùn)結(jié)束后，凡是考核合格者其信息也可以直接收集到人職系統(tǒng)中——也就是通過員工人職系統(tǒng)就可以直接看到面試并培訓(xùn)合格的員工。一旦員工辦理入職，工作人員只要在信息名單中直接點(diǎn)擊入職人員姓名，相關(guān)人員的信息就會(huì)進(jìn)人檔案系統(tǒng)中，這樣既避免了二次錄人，又減少了信息錄入中數(shù)據(jù)出錯(cuò)的可能。入職系統(tǒng)還有記憶功能，可以計(jì)算參加培訓(xùn)合格并辦理入職程序的人才數(shù)量占總培訓(xùn)合格人員數(shù)的比例，方便對(duì)新人職員工的培訓(xùn)工作進(jìn)行安排。
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(2)在職員工培訓(xùn)
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培訓(xùn)對(duì)象的確定要嚴(yán)格按照員工晉升規(guī)則進(jìn)行，為了保證對(duì)在職員工進(jìn)行培訓(xùn)管控，企業(yè)有必要將崗位晉升規(guī)則寫到培訓(xùn)系統(tǒng)中，如前面介紹的某烘焙企業(yè)各崗位晉升規(guī)則。企業(yè)如何對(duì)在職員工的培訓(xùn)進(jìn)行管控呢？此烘焙企業(yè)開發(fā)了連鎖門店人力資源管理系統(tǒng)，門店管理人員可以在系統(tǒng)中對(duì)營(yíng)業(yè)員培訓(xùn)進(jìn)行推薦作業(yè)。如果門店管理人員推薦的營(yíng)業(yè)員或主動(dòng)申請(qǐng)的營(yíng)業(yè)員工齡沒有達(dá)到1個(gè)月，此推薦作業(yè)或申請(qǐng)作業(yè)就無法實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)告知無法作業(yè)的原因——“您好，您推薦或申請(qǐng)的員工工齡還沒有達(dá)到1個(gè)月，系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)作業(yè)，請(qǐng)予以理解，謝謝支持!”這樣就避免了不符合條件的營(yíng)業(yè)員參加相關(guān)培訓(xùn)，保證了員工晉升培訓(xùn)的管控力。門店經(jīng)過培訓(xùn)作業(yè)后，專業(yè)培訓(xùn)師就可以直接在培訓(xùn)系統(tǒng)中看到參訓(xùn)對(duì)象的信息，就可以確定在職員工的培訓(xùn)對(duì)象了。
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2.受訓(xùn)對(duì)象出勤情況
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受訓(xùn)對(duì)象出勤情況的管控主要涉及在職員工。培訓(xùn)對(duì)象明確后，行政人員需依據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃組織工作，并通過信息系統(tǒng)下發(fā)培訓(xùn)通知。此信息系統(tǒng)與連鎖門店考勤系統(tǒng)是互相關(guān)聯(lián)的，只要在培訓(xùn)系統(tǒng)上鎖定某人員的培訓(xùn)計(jì)劃，連鎖門店就可以通過門店人力資源信息系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行排班作業(yè)。參加培訓(xùn)的人員參加培訓(xùn)時(shí)需到培訓(xùn)場(chǎng)地考勤設(shè)備上履行考勤作業(yè)，培訓(xùn)對(duì)象參加一次，培訓(xùn)系統(tǒng)自動(dòng)登記一次出勤信息。如果課程需要進(jìn)行考試與考核的，行政人員會(huì)將每次員工考核的結(jié)果登記到培訓(xùn)系統(tǒng)中，不合格者，系統(tǒng)會(huì)提醒xx員工xx課程需要重新參加培訓(xùn)，并重新生成培訓(xùn)任務(wù)，以此類推。按照崗位晉級(jí)或崗位晉升培訓(xùn)的課程規(guī)劃要求，培訓(xùn)對(duì)象參加完崗位晉級(jí)培訓(xùn)，培訓(xùn)系統(tǒng)自動(dòng)提醒xx員工參加xx課程培訓(xùn)內(nèi)容全部完成。
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培訓(xùn)除了涉及新員工培訓(xùn)和在職員工晉升、晉級(jí)培訓(xùn)，還會(huì)涉及公司新政策的傳達(dá)、新產(chǎn)品上市、新要求觀測(cè)、新工藝改善、新促銷方案的執(zhí)行等相關(guān)培訓(xùn)。此種培訓(xùn)一般是企業(yè)中某一類崗位或某片區(qū)崗位、某級(jí)別崗位人員參加的，在培訓(xùn)系統(tǒng)下發(fā)培訓(xùn)指令時(shí)，選定相應(yīng)受訓(xùn)對(duì)象的屬性，屬于此屬性崗位的員工就會(huì)全部接受到此培訓(xùn)任務(wù)，通過考勤作業(yè)系統(tǒng)就可以直接排查參加培訓(xùn)人員的出勤狀況。
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3.培訓(xùn)評(píng)估結(jié)果
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培訓(xùn)評(píng)估是一項(xiàng)技術(shù)性要求比較高的工作，不同的培訓(xùn)對(duì)象會(huì)涉及不同的評(píng)估方式與方法。評(píng)估對(duì)象主要涉及受訓(xùn)對(duì)象、授課老師、培訓(xùn)專職老師、行政人員幾個(gè)群體。培訓(xùn)對(duì)象評(píng)估主要內(nèi)容是受訓(xùn)對(duì)象對(duì)培訓(xùn)中應(yīng)知、應(yīng)會(huì)的內(nèi)容或技術(shù)的掌握程度。評(píng)估相對(duì)來說是比較容易的，包括理論的考試和現(xiàn)場(chǎng)操作，通過標(biāo)準(zhǔn)答案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行衡量受訓(xùn)對(duì)象是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)標(biāo)即認(rèn)為培訓(xùn)比較有效、不達(dá)標(biāo)需復(fù)訓(xùn)并重新進(jìn)行評(píng)估。受訓(xùn)對(duì)象的評(píng)估關(guān)鍵點(diǎn)是提前設(shè)定好標(biāo)準(zhǔn)答案和技術(shù)規(guī)范，這樣管控起來就比較容易，否則很難對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行有效的管控。
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授課老師的評(píng)估在不同的場(chǎng)景會(huì)涉及不同的評(píng)估方法，如果是非培訓(xùn)*的專職老師，人力資源部在邀請(qǐng)其進(jìn)行專業(yè)課程授課的時(shí)候，*不要用傳統(tǒng)打分制的評(píng)估模式，因?yàn)檫@樣可能會(huì)打擊一部分管理人員或?qū)I(yè)人員的培訓(xùn)積極性，不利于培訓(xùn)工作的進(jìn)一步開展。
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被人力資源*聘為培訓(xùn)師的老師，讓學(xué)員對(duì)老師評(píng)價(jià)時(shí)也盡量不用直接打分的模式，而是選擇以學(xué)員格式化建議的模式來進(jìn)行，其目的是收集學(xué)員的針對(duì)性意見進(jìn)行反饋與指導(dǎo)，使其培訓(xùn)技能、技巧得以不斷提升。如果企業(yè)為了某些特殊需要必須以分?jǐn)?shù)表示，也應(yīng)該盡量以問題反饋形式為主、分?jǐn)?shù)表示為輔的模式進(jìn)行。
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外部邀請(qǐng)的老師，因課程費(fèi)用較高，在邀請(qǐng)階段就應(yīng)該進(jìn)行周密的評(píng)估。外部老師選擇和采用的模式基本一致，如果企業(yè)不對(duì)采用對(duì)象進(jìn)行詳細(xì)的了解和評(píng)估，高額的授課費(fèi)用就不一定能夠達(dá)到應(yīng)有的效果。外部老師采用環(huán)節(jié)，人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人員不僅要到老師的授課現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行感受，還應(yīng)該邀請(qǐng)對(duì)授課老師講解內(nèi)容比較精通的內(nèi)部人員來進(jìn)行專業(yè)把脈，唯有這樣才不至于在采用培訓(xùn)老師的環(huán)節(jié)出現(xiàn)“馬失前蹄”的情況。正式采用老師之前，企業(yè)還應(yīng)對(duì)老師的培訓(xùn)內(nèi)容以及工作履歷進(jìn)行專業(yè)評(píng)估，以保障培訓(xùn)的有效性。培訓(xùn)結(jié)束后，企業(yè)一般對(duì)外部老師評(píng)估采用直接打分制，通過分?jǐn)?shù)的多少反映培訓(xùn)采用行為的好壞。
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專職培訓(xùn)老師一般是某個(gè)培訓(xùn)群體的課程規(guī)劃人員。培訓(xùn)工作能否收到應(yīng)有的效果，培訓(xùn)專業(yè)人員的課程規(guī)劃起到非常關(guān)鍵的作用。評(píng)估只是分?jǐn)?shù)的反映，很難起到調(diào)整和改善的作用，須根據(jù)受訓(xùn)對(duì)象培訓(xùn)合格晉升至更高崗位或崗位晉級(jí)培訓(xùn)中每一項(xiàng)業(yè)績(jī)指標(biāo)的數(shù)據(jù)變化來進(jìn)行分析，看培訓(xùn)是否能夠解決企業(yè)人才儲(chǔ)備和業(yè)績(jī)提升的問題。企業(yè)應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整或豐富課程規(guī)劃的內(nèi)容，以促進(jìn)培訓(xùn)對(duì)于員工崗位晉升或崗位晉級(jí)的保駕護(hù)航作用。
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某烘焙企業(yè)店長(zhǎng)課程授課老師在監(jiān)控店長(zhǎng)崗位流失狀況的時(shí)候，出現(xiàn)了店長(zhǎng)崗位流失率連續(xù)3個(gè)月上漲情況，經(jīng)過深入門店調(diào)查，發(fā)現(xiàn)店長(zhǎng)流失主要是由公司考核系統(tǒng)調(diào)整造成的。其中有一項(xiàng)是門店員工的流失率管控，店長(zhǎng)以前一直關(guān)注店面的業(yè)績(jī)提升，沒有考慮員工流失率管控問題，更有甚者根本不認(rèn)為員工的保留是店長(zhǎng)的本職工作，以致對(duì)新的考核指標(biāo)產(chǎn)生嚴(yán)重的對(duì)抗情緒，一些被扣分的店長(zhǎng)很不能理解于是選擇離職。為此店長(zhǎng)老師在分析基礎(chǔ)上建議開發(fā)一套新的考核方案并進(jìn)行專題培訓(xùn)，特別就為什么店長(zhǎng)應(yīng)該關(guān)注流失率，店長(zhǎng)關(guān)注流失率的管控后會(huì)給其帶來什么好處，店長(zhǎng)流失率的管控應(yīng)該如何做、會(huì)起到何種效果等問題進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。店長(zhǎng)通過培訓(xùn)提升了員工流失管控的覺悟，同時(shí)具備了基本的員工流失管控技能，門店員工的流失得到了進(jìn)一步控制，店長(zhǎng)在此項(xiàng)目考核中被扣分的狀況得到了大大的改善?？梢姡瑔T工崗位晉升或崗位晉級(jí)培訓(xùn)能否收到實(shí)效，專職培訓(xùn)老師的課程規(guī)劃是關(guān)鍵。為了提升專職培訓(xùn)老師課程規(guī)劃的針對(duì)性，提升培訓(xùn)效能，企業(yè)應(yīng)將受訓(xùn)對(duì)象業(yè)績(jī)指標(biāo)的變化納入專職培訓(xùn)老師績(jī)效考核之中。
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培訓(xùn)行政人員的評(píng)估主要涉及場(chǎng)地的安排是否合理、時(shí)間安排是否合理、設(shè)施設(shè)備是否完好、教材編輯是否簡(jiǎn)潔醒目、老師安排是否符合實(shí)際情況等方面。此工作好像無關(guān)緊要，但對(duì)培訓(xùn)工作的開展影響巨大。企業(yè)應(yīng)該重視此崗位的評(píng)估工作，通過評(píng)估不斷地調(diào)整行政安排，將評(píng)估結(jié)果納入行政人員的績(jī)效考核中，以提升行政管理人員的工作效能。
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受訓(xùn)對(duì)象參加相應(yīng)的崗位晉升或崗位晉級(jí)培訓(xùn)合格后，有的可以直接晉升或晉級(jí)，有的卻不能，必須按照崗位晉升規(guī)則達(dá)到相應(yīng)的績(jī)效要求才可以，有的崗位還必須通過面試系統(tǒng)的測(cè)試才能夠?qū)崿F(xiàn)。一旦員工達(dá)到崗位晉升或晉級(jí)的要求，培訓(xùn)系統(tǒng)就會(huì)直接將此員工轉(zhuǎn)到新的崗位級(jí)別，同時(shí)生成員工新的工資標(biāo)準(zhǔn)。人力資源信息系統(tǒng)薪資模塊就員工的薪資實(shí)行同步更新，以激勵(lì)員工參加培訓(xùn)工作的積極性與熱情。培訓(xùn)行政人員將新的崗位名稱或級(jí)別信息從信息系統(tǒng)中下載、打印、簽字、存檔以備后期查閱。
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