巧用Excel 辦公軟件組件及常見快捷方式

一、高效應用辦公軟件

（一）Office辦公軟件組件

熟練掌握辦公軟件，有利于提高各種文檔、報表和報告處理能力。

尤其是幾種常用辦公軟件的綜合應用，更加能夠大大提高財會人員的工作效率。

比如工資單的處理和發(fā)放、財務報告的編制與分析、大數(shù)據(jù)的動態(tài)分析等等。

（二）Office的學習方法

在學習Office辦公軟件過程中，一定要注意以軟件應用過程為導向的學習方法。

一味地死記硬背，不僅僅學習非常辛苦，而且容易遺忘；更主要的是:一旦軟件版本升級，又需要從頭學習。

二、高效辦公必須懂的Office十八般武藝

Office的功能很多，不同的組件又有許多特有的功能。首先我們從Word、Excel、PowerPoint共有的功能說起。

下面和大家介紹十八個知識和技巧，從文件管理、文字處理到圖像設置，幫助大家快速提高日常工作效率。

（一）Office文件管理

在Office中，對于文件的管理，比如文檔的新建、打開、保存、另存為以及打印、發(fā)布等相關操作，通過軟件界面左上角帶Office圖標的圓形按鈕可以輕松實現(xiàn)。

常見快捷方式:

案例1:文件的加密

在文檔管理工作中，有一些重要的、私密的數(shù)據(jù)，需要通過文件的加密，來防止信息的泄露和無關人員的修改。Office 2007 可以通過文件加密，限制文件的閱讀和修改。

步驟:Office →另存為→工具→常規(guī)選項

案例2:文件的打印

在打印窗口，不僅僅能夠設置打印機、打印范圍和打印內(nèi)容等等；還可以通過打印機屬性，設置打印方式和打印質量；通過打印預覽查看打印效果。

步驟:Office →打印