輕松搞定Excel數(shù)據(jù)表中的空格
 
 
到了年底，單位要報(bào)送的表格非常多，有時(shí)就請(qǐng)一些非專業(yè)老師幫助錄入，但在錄入的過程中我發(fā)現(xiàn)不少老師錄入的表格數(shù)據(jù)中存在一些空格，影響了數(shù)據(jù)的整體效果。如果一個(gè)個(gè)地修改既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，針對(duì)此現(xiàn)象我想出了幾種有效的解決方法并且收到了良好的效果，因此寫下來與廣大讀者一起分享。

　　一、提前預(yù)埋設(shè)置，做到事半功倍

　　1． 提醒用戶輸入的數(shù)據(jù)中是否含有空格

　　在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果想讓系統(tǒng)自動(dòng)提醒用戶輸入的數(shù)據(jù)中是否含有空格，可通過設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性來實(shí)現(xiàn)。

　　以驗(yàn)證姓名數(shù)據(jù)在輸入的過程中是否含有空格為例（如圖1），選中*個(gè)姓名向下的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中將允許的有效性條件設(shè)為“自定義”，在其下方的“公式”框中輸入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2), ,)))=0”。

圖1切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，在“標(biāo)題”框中輸入“出錯(cuò)警告！”，在“錯(cuò)誤信息”框中輸入“輸入的文本含有空格，請(qǐng)確認(rèn)后重新輸入！”（如圖2），設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕退出。

圖2

　　接下來在輸入姓名的過程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)驗(yàn)證當(dāng)前單元格中是否含有空格，如果有，則彈出如圖3所示的警告信息。

圖3

　　華普提示:在圖3出現(xiàn)時(shí)，直接按回車可以重新輸入姓名。如果輸入字?jǐn)?shù)較多的數(shù)據(jù)（類似于“家庭地址”這類字段）時(shí)，不適合直接按回車鍵，否則原有的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)被刪除，此時(shí)單擊“是”按鈕可以忽略空格的存在。