節(jié)約

 Excel舊表翻新技巧
 
 
制作月報(bào)表、年報(bào)表等階段性工作報(bào)表，一般是在同一表頭下填寫不同數(shù)據(jù)，即表格結(jié)構(gòu)不變，記錄數(shù)據(jù)改變。為了方便，可以利用創(chuàng)建Excel模板的方法來(lái)完成。但隨著每次對(duì)報(bào)表要求的改變，報(bào)表結(jié)構(gòu)也要修改，先前創(chuàng)建的模板也越來(lái)越不適應(yīng)新的報(bào)表要求，所以用舊表翻新的思路，在下一次報(bào)表時(shí)直接修改上一次的報(bào)表也是一種好方法。下面以《考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表》為例（如圖1所示），介紹幾個(gè)Excel舊表翻新的技巧。

　　新報(bào)表的表頭結(jié)構(gòu)或表格說(shuō)明中需要修改的地方如果沒(méi)有重復(fù)，直接改寫即可；如果有重復(fù)，用“替換”功能也很方便，具體方法如下:選擇“編輯→替換”命令，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，選擇“替換”選項(xiàng)，在“查找內(nèi)容”處填寫舊表中的內(nèi)容，在“替換為”處填寫改寫后的內(nèi)容，單擊“全部替換”，多處更改一次完成，比如，將2002屆學(xué)生的成績(jī)統(tǒng)計(jì)表替換成2003屆，就可以使用這個(gè)方法。

　　粘貼鏈接

　　如果表格中有幾處都重復(fù)一串單元格的內(nèi)容，比如，D14:D16、G14:G16……都重復(fù)A14:A16的內(nèi)容，為了便于以后的修改，可以在開(kāi)始創(chuàng)建表格結(jié)構(gòu)的時(shí)候，先寫下這串單元格的內(nèi)容，再選定，執(zhí)行“復(fù)制”命令，在另外需要重復(fù)的各處，分別執(zhí)行“選擇性粘貼→粘貼鏈接”命令，這樣粘貼的結(jié)果都是單元格地址的引用，在新的報(bào)表中修改時(shí)先寫下的那串單元格內(nèi)容，其他各處相應(yīng)內(nèi)容隨即被更新。

　　定義名稱

　　某些單元格中需要用形式相同，而引用位置不同的函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，為了在新的報(bào)表中方便修改，可以在開(kāi)始創(chuàng)建表格結(jié)構(gòu)時(shí)給函數(shù)定義名稱，步驟如下:

　　*步 選中要定義名稱的單元格（例如計(jì)算及格率的單元格B16），執(zhí)行“插入→名稱→定義”命令，彈出“定義名稱”對(duì)話框（如圖2所示），在“當(dāng)前工作簿中的名稱”欄中輸入名稱（例如:函數(shù)三），在“引用位置”欄中輸入函數(shù)（例如:=COUNTIF(B$5:B13,>60)/COUNT(B$5:B13)），單擊[添加]按鈕，關(guān)閉對(duì)話框。

　　第二步 在需要計(jì)算的各處，輸入“=”，接著輸入所定義的名稱（例如:=函數(shù)三），與直接在單元格中輸入函數(shù)的計(jì)算異曲同工。